Vergaderen is niet iets van de laatste decennia. Al door de eeuwen heen komen mensen bij elkaar om zaken met elkaar af te stemmen. Zelfs in de periode van de prehistorie is het aannemelijk dat er onderling afstemming was om conflicten te beslechten en door afstemming de kansen op overleven te vergroten, ook wel aangeduid als “kampvuur-democratie” (Glasmann, 1986).
In onze huidige (Nederlandse) cultuur spreken wij vooral van vergaderen of vergadering. Overal waar mensen met elkaar groepsgewijs willen afstemmen en acties gezamenlijk willen coördineren, wordt vergaderd. Of dit nu in een parlementaire bijeenkomst is of thuis in een gezin. Volgens Van Dale wordt vergaderen als volgt omschreven: het houden of bijwonen van georganiseerde bijeenkomsten van personen waarop verschillende punten (van een agenda) worden besproken en (eventueel) beslissingen worden genomen.
Vergaderdoelen
Samenspreken en afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst, is de laatste zeventig jaar in bedrijven steeds belangrijker geworden. Door schaalvergroting van arbeidsorganisaties en de verder complexere ontwikkelingen van de productieprocessen werd vergaderen meer van belang om de (maatschappelijke) doelstelling te kunnen realiseren. Daarmee is vergaderen naast regels, procedures en standaarden een van de (soms dure) coördinatiemechanismen die nodig zijn om een organisatie te laten functioneren.
De redenen voor een vergadering zijn verschillend. Het is dus belangrijk om vooraf een vergaderdoel vast te stellen. De uiteindelijke efficiëntie van de vergadering wordt dan bepaald door het realiseren van het vergaderdoel. We noemen er een paar: informatie geven, instructies geven, ideeën ontwikkelen, een mening vormen, besluiten nemen en plannen. De meeste vergaderingen zijn een combinatie van deze verschillende doelen die dan per agendapunt zijn benoemd.
Ook nevendoelen zijn voor een vergadering belangrijk, zoals het stimuleren van onderlinge saamhorigheid, teamgeest, motivatie en onderling vertrouwen.
De bestuursvergadering
Volgens Wikipedia is een bestuur: “een college dat krachtens formele bevoegdheid de aangelegenheden van een bepaalde organisatie (te denken valt bijv. aan een bedrijf, onderwijsinstelling of kerkelijke instantie) leidt en regelt”. Bij het college kun je vooral denken aan personen in de rol van voorzitter, penningmeester en secretaris bij bijvoorbeeld (lokale) verenigingen. Ook in jouw organisatie vormen een aantal directeuren van de HRM-afdeling, IT-afdeling, financiële afdeling en operationele afdeling en de CEO, het bestuur.
Een bestuurs-, directie- of managementteamvergadering is een vergadering waarbij de samenstelling van de deelnemers is gerelateerd aan de bestuurlijke rol of functie die wordt vervuld. In hiërarchische organisaties fungeren de deelnemers in deze vergaderingen, de top van de vergaderpiramide, weer als de voorzitter van vergaderingen op een lager echelon: de besluiten in de bestuursvergadering zijn dan weer agendapunten op deze vergaderingen.
Tip
Verandering van de vergadercultuur begint veelal bij de top van de vergaderpiramide. Door in kaart te brengen hoe het vergadercircuit in jouw organisatie functioneert, kun je een eerste stap maken om de vergadercultuur te veranderen.
Teamvergadering
In een team is sprake van verregaande samenwerking om een gezamenlijk doel efficiënt te bereiken. Leden van een team kunnen deels elkaars taken overnemen en zijn goed op de hoogte van het belang van ieder zijn rol. In teamvergaderingen gaat het dan ook om afstemming te verkrijgen om deze effectiviteit te onderhouden en te verbeteren.
Een van de valkuilen in teamvergaderingen is de hiërarchie, ofwel wie is de baas en wie beslist. Als daar geen duidelijkheid over is, zal de efficiëntie van de vergadering verminderen. Er dient dus duidelijkheid te zijn wanneer de deelnemers onderling gelijkwaardige macht hebben en wanneer de onderlinge machtspositie verschillend is. In beide gevallen zal duidelijkheid de efficiëntie van de vergadering bevorderen. Als duidelijk is gemaakt dat de deelnemers hun mening en suggesties kunnen ventileren en dat de (afdelings- of team)manager beslist, dan is dat duidelijk voor iedereen.
Informatieve vergadering
Het doel van een informatieve vergadering is het uitwisselen van informatie. Eén of enkele aanwezigen hebben feitelijke informatie die ze willen of moeten overbrengen op de anderen. De anderen kunnen vragen om uitleg of aanvullingen. Er is dus geen discussie over de feiten.
Valkuilen in dit soort vergaderingen zijn: het geven van irrelevante informatie, onduidelijke wijze van presenteren en afleidende presentatietechnieken. Daarnaast kunnen feiten en conclusies met elkaar worden verwisseld, waardoor de toehoorders de draad kwijtraken en het doel van de vergadering niet gerealiseerd wordt.
Tip
Beperk je tijdens een informatieve vergadering tot relevante feitenkennis. Denk vanuit de ontvangers van de informatie en presenteer je materiaal bondig. Zorg ervoor dat je toehoorders voldoende gelegenheid geeft om door te vragen en verheldering te krijgen. Gebruik bij de presentatie de juiste informatiedragers zoals:
- schriftelijke informatiedragers voor cijfers, tabellen, lijsten;
- spraak voor beschrijvingen, verslagen en indrukken;
- beelden voor alles wat visueel is.