Er zijn grofweg 5 doelstellingen die mensen hebben met presentaties
- Informeren
- Motiveren
- Overtuigen
- Entertainen
- Onderwijzen
Deze doelstellingen staan natuurlijk niet altijd op zichzelf. Vaak is er een overlap en komen er meerdere algemene doelstellingen in je presentatie naar voren. Het is slim om te kijken naar jouw belangrijkste doel. Misschien wil je je publiek overtuigen van iets, maar tijdens het overtuigen breng je ook nieuwe informatie naar voren en ben je dus ook informatief bezig. Echter het overtuigen van jouw publiek blijft dan het hoofddoel.
Informeren
Je wilt bereiken dat je publiek na afloop van je presentatie weet wat je hen wil vertellen. Het belangrijkste is dus dat je je richt op onthouden.
Als je bijvoorbeeld spreekt over nieuwe software die op de markt komt, dan is je doel dat mensen na afloop de belangrijkste dingen van deze software weten. Zorg dat je minimaal 2 zintuigen prikkelt. Bijvoorbeeld visueel en auditief, zodat de kans dat mensen dingen onthouden toeneemt.
Motiveren
Je wilt je publiek motiveren om iets anders te doen dan zij normaal doen. Zorg voor een goede argumentatie en kom met minstens 3 argumenten waarom het nodig is dat je publiek iets anders gaat doen. Gebruik indien mogelijk een aansprekend persoon die al overgegaan is op de verandering.
Overtuigen
Bij overtuigen gaat het om de beïnvloeding van de mening van je publiek. Je wilt hen bijvoorbeeld iets verkopen. Om je publiek te overtuigen is het van belang dat ze jou deskundig en betrouwbaar vinden. Daarnaast zijn uiteraard goede argumenten van groot belang. Aarzel niet om ook voorbeelden te geven van aansprekende personen of organisaties die al overtuigd zijn geraakt.
Entertainen
Soms heeft een presentatie als doel om mensen te vermaken en wat luchtigheid te brengen. Hier wordt vaak gebruikt gemaakt van visuele grappen en grollen. Story telling komt hierbij ook veel voor. Uiteraard is het van groot belang om de vorm van humor die je gebruikt aan te passen aan je doelgroep.
Onderwijzen
Je wilt jouw publiek iets leren. Zorg er met veel interactie voor dat mensen actief blijven meedoen en niet kunnen verslappen. Voeg in je presentatie kleine toetsjes toe. Geef veel voorbeelden over hoe je theorie in de praktijk werkt.
Storytelling
Mensen onthouden informatie het beste als het in verhaalvorm wordt aangeboden. Dit komt omdat de meeste verhalen emoties met zich meedragen. Dus, presenteren doe je het best aan de hand van storytelling. Maar ook hier geldt dat je niet zomaar een verhaal kunt vertellen en poef je hebt succes! Er moet nog wel wat meer gebeuren. Laten we kijken naar de kenmerken van een goed verhaal.
- Het verhaal staat op zichzelf en heeft een begin, midden en einde, eigenlijk net zoals een kop, romp en staart.
- Er zitten verhaalelementen in met een hoofdpersoon, een verhaallijn met daarin een ontwikkeling als gevolg van een worsteling of probleem, dilemma of conflict, er zijn tegenstanders en medestanders.
- Het is authentiek: het is waar of berust op waarheid.
- Het is persoonlijk.
- Het is prikkelend en roept emotie op of wordt met emotie verteld.
Elk goed verhaal hanteert deze structuur en een presentatie die zo is opgebouwd heeft alle kenmerken om een succes te worden.
Een verhaal
Een verhaal is pas een verhaal als er een samenhang is tussen de gebeurtenissen die plaatsvinden in het verhaal.
Stel dat je een product wilt verkopen en je hebt de beschikking over marktcijfers, doelgroep analyses, en marktonderzoekgegevens over de ‘pijn’ bij je doelgroep. Dan is het niet handig als je losse slides met cijfers en data op je toehoorders loslaat. Je bedenkt een verhaal (het moet wel echt zijn!) over iemand in je doelgroep die worstelt met een probleem. Je vertelt hoe vervelend deze ‘pijn’ was voor deze persoon. Tijdens het verhaal geef je je cijfers een zinnige plek. “Wist je trouwens dat 45% van de Nederlandse bevolking……”. Zo ga je verder met je verhaal en op momenten dat het relevant is, presenteer je er de feiten bij.
Welk verhaal ga ik vertellen
Weet je wat de beste presentatoren doen voordat ze überhaupt hun presentatie gaan maken? Ze denken na over de vraag “welk verhaal ga ik vertellen?” Ze proberen hun presentatie in 1 tot 2 zinnen te omschrijven.
Hier zijn wat voorbeelden:
- “Dit is het verhaal over hoe we met een kleine investering niet alleen € 100.000,- kunnen besparen, maar ook de grootste frustratie van onze collega’s oplossen.”
- “Dit is het verhaal over een net afgestudeerde Hbo’er die ondanks alle vooroordelen een gewaardeerd en gerespecteerd leider werd van een gevestigd en ervaren team.”
Met deze omschrijving heb je ook direct de kop van je presentatie te pakken. Je publiek gaat er eens lekker voor zitten en kijkt je verwachtingsvol aan ….
Structuur
De meest gebruikte structuur is die van de kop, romp en staart. We beginnen met de kop. Het beginnen van je presentatie door de kop van je presentatie voor te lezen is zó 2015.
Wat je daarmee eigenlijk vertelt is, dat je niet van plan bent om het je publiek makkelijk te maken. Met andere woorden: dat het aan hen is om wakker te blijven, of niet. De kop van je presentatie is dus het allerbelangrijkst. Hiermee krijg je mensen mee of je bent ze direct kwijt.
Zorg dat je kop pakkend is en mensen nieuwsgierig maakt. Dan heb je meteen vanaf de eerste minuut hun aandacht.
De romp
Nu je je toehoorders nieuwsgierig hebt gemaakt met een pakkende kop en hun aandacht hebt, moet je ook daadwerkelijk leveren door je verhaal te vertellen. Dit heet de romp van je presentatie en hier ligt het zwaartepunt. Een stelregel is dat je tussen de drie en vijf onderwerpen pakt tijdens de romp. Vijf is eigenlijk al teveel.
Laten we veronderstellen dat je drie onderwerpen bespreekt in dit deel van je presentatie. Hier gaat het om, dit is het lekkerste stuk van de vis. Dus je moet er dan ook voor zorgen dat het je publiek goed smaakt.
Stel dat je presentatie gaat over de aanschaf van een nieuw CRM-systeem. Dan ga je nu in je romp vertellen hoe dat toekomstbeeld een realiteit gaat worden. Dit doe je door eerst feiten en cijfers te presenteren van de huidige situatie. Vervolgens laat je zien wat een nieuw systeem zou opleveren in nieuwe klanten, omzetstijging en medewerkerstevredenheid. Tenslotte laat je zien wat de investering is en dat die makkelijk terugverdiend kan worden.
De staart
De staart van je presentatie is het toetje. Hier geef je een samenvatting van wat je net hebt verteld en je zorgt ervoor dat je nog een klein nieuwtje hebt. Het hoeft niet iets te zijn waar je toehoorders heel veel aandacht voor nodig hebben, maar iets wat ervoor zorgt dat je niet als een papegaai nogmaals je hele betoog samenvat.
Vaak is dit ook het moment voor een zogenaamde ‘call to action’. Misschien wil je wel dat ze iets gaan bestellen, dat ze hun adresgegevens achterlaten of dat ze zich opgeven voor een cursus. Het maakt niet uit wat het is. Zorg ervoor dat je de call to action niet vergeet. Anders heb je zo je best gedaan en gebeurt er uiteindelijk niets.
Call to Action
Ooit ben je begonnen aan je presentatie met een bepaald doel voor ogen. Nu is het tijd dat je dat doel verzilvert met de zogenaamde ‘call to action’. Veel presentatoren vergeten deze cruciale stap waardoor hun hele inspanning van het voorbereiden en geven van de presentatie niet van de juiste waarde wordt voorzien.
Een ‘call to action’ hoeft niet altijd iets commercieels te zijn zoals het kopen van een product of het inschrijven voor een training. Je kunt mensen ook uitnodigen om anders na te gaan denken over het onderwerp van je presentatie. Misschien wil je dat ze zich bewust zijn van een bepaalde achtergrond of context met betrekking tot het onderwerp. Misschien wil je dat ze hun gedrag aanpassen op basis van jouw informatie.
