Waar en hoe we werken is drastisch veranderd door COVID-19. Velen van ons werden gedwongen om in een mum van tijd hun thuiskantoor op te zetten en fulltime vanuit huis te werken. Als gevolg daarvan realiseerden velen van ons zich al snel dat samenwerken met anderen en het bereiken van maximale productiviteit een uitdaging kan zijn bij thuiswerken. Het heeft natuurlijk ook heel wat voordelen: kortere reistijd, besparing op gas of gewoon het comfort van thuis zijn. Aan de andere kant hebben veel externe werknemers het moeilijk, doordat ze snel afgeleid worden. Hoe zorgt u ervoor dat u uw thuiskantoor instelt voor optimale productiviteit? Hier zijn 5 waardevolle tips die u gemakkelijk kunt toepassen in uw thuiskantoor:
1. Creëer een “happy (work) place”
Een ongeorganiseerde werkplek kan afleidend zijn en het moeilijk maken om je op de to-do’s te concentreren. Daarom is de eerste stap een goed georganiseerde en ingerichte werkplek. Daarnaast is het erg belangrijk dat je tevreden bent met jouw werkplek. Verander de werkplek in een prettige en inspirerende werkomgeving waar je graag je tijd doorbrengt. Denk aan aanvullingen zoals inspirerende quotes, mooie kunstwerken, planten of plaatjes aan de muur of op je bureau. Een gelukkige plek verbetert de productiviteit. Met een op maat gemaakt whiteboard kan je jouw creativiteit uiten en tegelijkertijd een inspirerende werkplek hebben.
Een prettige werkplek betekent natuurlijk ook een ergonomische werkplek. Een juiste bureaustoel en bureau staan hierbij centraal. Veel bedrijven stellen hun kantoormeubilair beschikbaar als meubel voor gebruik in het thuiskantoor. Kies dan voor deze optie: Is er keuze in bureaus? Ga dan voor een in hoogte verstelbaar bureau. Hierdoor verander je gemakkelijk van houding gedurende de dag.
2. Verbeter jouw vicon ervaring
Wanneer je werk uit regelmatig telefoon- of videogesprekken bestaat, is het belangrijk dat je geluid op zijn best is en dat je goed verstaanbaar bent. Er zijn verschillende manieren om de akoestiek in een ruimte te verbeteren. Dit kan je verbeteren door een tapijt aan de werkruimte toe te voegen of door de muren te bekleden met geluidsabsorberende producten. Terwijl afleidende geluiden worden geabsorbeerd, kan je tegelijkertijd jouw creativiteit loslaten op de muur.
Een andere mogelijkheid om je beleving tijdens vicons te verbeteren is om een koptelefoon te gebruiken in combinatie met een ingebouwde microfoon. Er is niets vervelender dan niet goed verstaanbaar te zijn tijdens het voeren van (video) oproepen. Bij gebruik van een headset worden achtergrondgeluiden en een echo grotendeels geabsorbeerd. Als je een groeps-videogesprek hebt, is de beste optie dat alle deelnemers die niet spreken hun microfoons dempen. Hierdoor heb je minder storende achtergrondgeluiden en wordt de spreker beter verstaanbaar.
3. Maak je hoofd leeg door te visualiseren
Stel je voor: terwijl je aan het werk bent, bedenk je een briljant idee voor je project. Dit idee wil je natuurlijk meteen uitwerken en visualiseren. Maar wat ontbreekt er in het thuiskantoor? Een whiteboard! Een whiteboard is niet alleen handig om te visualiseren tijdens het werk, maar ook als je staand aan het telefoneren bent en dingen wilt opschrijven. Heb je niet genoeg ruimte voor een whiteboard aan de muur in uw huis? Dan moet je absoluut Magic-Chart proberen, de perfecte oplossing voor een flexibele werkplek thuis. Hij plakt eenvoudig op elk vlakke ondergrond en kan gemakkelijk (zonder sporen) verplaatst en verwijderd worden als je klaar bent.
Door gebruik te maken van een dagelijkse planning met “to-do’s” kan een prettige en productieve (thuis) werkplek worden gecreëerd. Het letterlijk afvinken van taken kan je aan het eind van de dag een voldaan en voltooid gevoel geven. Je sluit de dag af met een heldere en opgeruimde geest, wat echt kan helpen om stress uit te schakelen na het werk.
In plaats van papier te gebruiken, kan je ook een uitwisbaar oppervlak overwegen, zoals een whiteboard, om uw planning en to-do’s eindeloos te visualiseren.
4. Vind de juiste balans tussen thuis en werk
Na het werk snel even de laptop openen om een mail te beantwoorden of je presentatie af te maken. Herkenbaar? Thuiswerken vergroot de kans dat je na het werk je laptop openklapt. Dit is iets anders dan je laptop dichtklappen op kantoor, naar buiten lopen en het kantoorpand achter je laten. Hoe vind je de juiste balans tussen thuis en werk? Creëer een vaste werkplek in huis zodat je letterlijk de deur kan sluiten als je klaar bent.
Mocht je niet de luxe hebben om van een aparte kamer je thuiskantoor te maken, dan is het toch aan te raden om de flexibiliteit op werkplekken te beperken om een goede balans tussen werk en privé te krijgen. Hoewel het misschien verleidelijk is om je laptop en notities gewoon de hele tijd op je (keuken) tafel te laten liggen, kan het veel helpen om van je flexibele thuiskantoor na het werk weer een gezellige plek te maken. Door de juiste flexibele visualisatietools te gebruiken, is het gemakkelijk om het werk uit het zicht te verplaatsen als je klaar bent. Denk bijvoorbeeld aan zelfklevende whiteboardfolies: verander elk oppervlak in een visualisatie-oppervlak wanneer je maar wilt en verplaats het gemakkelijk als je klaar bent voor de dag.
5. Neem pauze en onderhoud sociale contacten met collega’s
Thuiswerken betekent natuurlijk weinig fysiek contact met collega’s. Je komt elkaar niet tegen in de gang, op weg naar de koffieautomaat of tijdens de lunchpauzes. Thuis raak je gemakkelijk verstrikt in je werk, vergeet je de sociale contacten en praat je meer tegen je laptop dan met je collega’s. Het is daarom des te belangrijker dat je sociale chats inplant. Heb je een afspraak met een van je collega’s? Plan de vergadering een half uur eerder in en begin uw vergadering om bij te praten. Heb je niet veel vergaderingen? Plan dan regelmatig een half uurtje met een van je collega’s, organiseer wekelijks een TGIF- (Thank God It’s Friday)chat of plan af en toe een virtuele game avond.
Last but not least: vind de juiste balans tussen werk en ontspanning. Raak niet overbelast in uw werk. Neem regelmatig een pauze! Ga naar buiten voor een wandeling, lees een goed boek en ga dan weer vol moed aan het werk. Ben je op zoek naar meer manieren om de productiviteit in het thuiskantoor te verhogen? Richt je thuiskantoor in met deze onmisbare functionele en stijlvolle oplossingen.
Heeft u vragen of advies/inspiratie nodig, neem dan contact met ons op via 079 – 888 33 75 of info@romijnofficesupply.nl .