De meeste professionals zullen niet langer fulltime op kantoor werken. Ze kiezen voor een hybride model, waarbij de werklocatie is gebaseerd op geplande vergaderingen en activiteiten. Dit kan thuis zijn, in een co-working space, op kantoor of op een andere locatie.
Dit resulteert in meer flexibiliteit, maar leidt ook tot geheel nieuwe uitdagingen.
Om dit op te lossen is een gebruikersgerichte, op activiteiten gebaseerde aanpak nodig. Om organisaties en professionals bij deze transitie te ondersteunen, is het belangrijk om creativiteit te bevorderen, interactie stimuleren en teams in staat stellen te excelleren.
The future is hybrid
In plaats van een werkdag te structureren rond één bureau in één fysieke kantoorruimte, zorgt het hybride werken voor een flexibel werkschema waarbij werknemers de vrijheid hebben om hun tijd te verdelen tussen werken op afstand en het werken in een kantoor.
Een hybride werkmodel geeft werknemers meer vrijheid over wanneer ze werken en waar ze werken.
Hoewel er nog veel aspecten rond de nieuwe hybride werkrealiteit moeten worden gedefinieerd en ontdekt, toont onderzoek al aan dat het hybride model bijdraagt aan een duurzame economie en het welzijn van de hele organisatie ondersteunt.
In de nieuwe werkrealiteit wordt het kantoor in de eerste plaats een “sociale hub”, waar mensen elkaar ontmoeten, samenwerken en
worden gecoacht en opgeleid. Dit leidt tot: nieuwe kantoorindelingen met een herdefiniëring van de functie en het gebruik van de werkruimte.
Nieuwe vereisten met betrekking tot de beschikbare ruimte voor sociale contacten. Een grotere behoefte aan functionele en flexibele hulpmiddelen die een fijne en effectieve samenwerking mogelijk maken
Voordelen voor de werknemers:
1. Optimale flexibiliteit: Selecteer je werkruimte op basis van je to-do’s en kies elke dag de werklocatie(s) die voor jou het beste werkt.
2. Perfecte balans: Pas je werk om de rest van je leven heen en besteed minder tijd aan reizen.
3. Meer focus: Concentreer je volledig op je werkzaamheden zonder het lawaai en de onderbrekingen van de traditionele kantooromgeving.
Voordelen voor werkgevers:
1. Hogere graad van tevredenheid: Het aanbieden van flexibiliteit aan werknemers verbetert hun werkplezier, wat resulteert in minder personeelsverloop en een zeer gemotiveerd personeelsbestand.
2. Verhoogde productiviteit: De veelgehoorde angst dat werknemers minder productief zouden zijn als ze op afstand kunnen werken, is onjuist gebleken.
3. Lagere bedrijfslasten: Zodra je weet hoeveel werknemers er op een bepaald moment op kantoor zullen zijn, kun je plannen rond de nieuwe bezettingsgraden.
Herdefinieer werkruimtes
In de nieuwe werkrealiteit is het van cruciaal belang dat de kantoorruimtes de nieuwe activity-based, hybride manier van werken optimaal faciliteren. Om er zeker van te zijn dat de ruimtes klaar en geschikt zijn voor hun doel, is het van cruciaal belang om deze twee essentiële vragen te beantwoorden:
1. Wat willen mensen doen en bereiken tijdens hun dag op kantoor?
2. Wat is er nodig om samenwerking in verschillende settings optimaal te faciliteren? Afhankelijk van de antwoorden op deze
vragen is het raadzaam om met een frisse blik naar de beschikbare ruimtes te kijken om na te gaan in hoeverre deze al samenwerking faciliteren – in dezelfde ruimte en op afstand. Je kunt je bijvoorbeeld het volgende afvragen: Zijn er voldoende ruimtes waar een creatieve
brainstorm, workshop of projectvergadering gehouden kan worden waarbij op elk moment deelnemers die op afstand werken kunnen inschakelen?
Zijn er ook vergaderruimtes die anders kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld als een ‘virtuele box’ voor videoconferenties of als in-house
studio’s voor webinars en presentaties op afstand? Of zijn er ruimtes binnen het kantoor die perfect zouden zijn als flexibele, open vergaderruimtes voor brainstormsessies of stand-up meetings? Bijvoorbeeld in een showroom of bij de koffieautomaat?
Zijn er voldoende persoonlijke werkplekken en stiltezones waar mensen zich tussen de vergaderingen door kunnen concentreren op hun to-do’s?
Het herinrichten van bestaande ruimtes is essentieel om samenwerking te vereenvoudigen en tegemoet te komen aan de behoeftes van flexibele werknemers.
Checklists
Aangezien er in verschillende settings wordt gewerkt, is het raadzaam om eerst te kijken naar de verschillende activiteiten en groepsgroottes die moeten worden gefaciliteerd en vervolgens ook rekening te houden met de volgende belangrijke vereisten in de verschillende
samenstellingen.
Samenwerken in teamverband. Teams zullen regelmatig samenkomen voor brainstormsessies, workshops en projectvergaderingen op kantoor of op andere locaties. Het is echter zeer waarschijnlijk dat er bij bijna elke vergadering ook deelnemers op afstand aanwezig zullen zijn.
Persoonlijke ruimte: Veiligheid en hygiëne hebben een blijvende invloed op de kantoorinrichting vanwege de behoefte aan meer persoonlijke ruimte.
Op maat gemaakt: Meer aandacht voor het welzijn, de behoeften en de productiviteit van werknemers.
Tools: Teams in staat stellen om optimaal te presteren door flexibele hulpmiddelen voor samenwerking te bieden.
Connectiviteit: Probleemloos verbinding maken met mensen die op andere locaties werken.
Soundscaping: Besteed veel zorg aan de akoestiek van de vergaderruimtes.
Thuiswerken is niet meer weg te denken en ook het thuiskantoor vereist een doordachte aanpak om ervoor te zorgen
dat het een gezonde en productieve omgeving is.
Focus: Het thuiskantoor is de locatie bij uitstek voor taken die concentratie vereisen.
Geïntegreerd: De woning is een integraal onderdeel van de nieuwe werkomgeving.
Standaard: Werknemers willen thuis dezelfde (flexibele) professionele werkmiddelen als op kantoor