Waar vóór COVID-19 de meesten van ons naar kantoor gingen om te werken, werken de meeste nu vanuit hun thuiskantoor. Een enorm verschil met de situatie voor het uitbreken van de pandemie. Maar hoe ziet de toekomst eruit? Het is zeer waarschijnlijk dat we een hybride model zullen zien waarbij een geleidelijke en gedeeltelijke overgang terug naar kantoor wordt gecombineerd met thuiswerken.
Dit heeft natuurlijk ook een grote impact op de kantoorinrichting, want ook de reden om naar kantoor te gaan verandert. In het nieuwe hybride model gaan professionals vooral naar kantoor om anderen te ontmoeten en samen te werken. Werken op kantoor zal veel meer activiteit gericht zijn, wat ook leidt tot andere eisen aan de vergaderruimtes.
In de meeste kantoren zijn er drie soorten vergaderruimten: grote vergaderruimten, kleine vergaderruimten en open vergaderruimten. Hoewel de meeste ruimten vrij goed uitgerust waren vóór de pandemie, is het waarschijnlijk dat de bestaande vergaderruimten moeten worden aangepast om de nieuwe, op activiteiten gebaseerde, hybride manier van werken optimaal te faciliteren. Hier is onze kijk op wat je kan doen om ervoor te zorgen dat de vergaderruimten klaar en geschikt zijn voor het beoogde doel zodra de werknemers deze weer beginnen te gebruiken.
Tijdens de voorbereiding op de overgang is het cruciaal om de vergaderruimteconcepten te heroverwegen. Hiervoor zijn twee prangende vragen:
- Wat willen mensen doen en bereiken tijdens hun dag op kantoor?
- Wat is er nodig om samenwerking in grote, kleine en open vergaderruimtes optimaal te faciliteren?
Afhankelijk van de antwoorden op bovenstaande vragen, is het raadzaam om met een frisse blik naar de beschikbare ruimtes in het kantoor te kijken. In hoeverre wordt er al samengewerkt – in dezelfde ruimte en op afstand? Je kunt jezelf bijvoorbeeld het volgende afvragen:
Zijn er voldoende ruimtes waar creatief kan worden gebrainstormd, een workshop of projectvergadering kan worden gehouden en waar op elk moment collega’s kunnen worden opgeroepen die op afstand werken tijdens (team) meetings? Zijn er ook vergaderruimtes die anders gebruikt kunnen worden, b.v. als virtuele box voor videoconferenties of als in-house studio voor webinars en presentaties op afstand?
Of zijn er ruimtes in het kantoor die perfect zouden zijn als flexibele, open vergaderruimtes? Bijvoorbeeld in de showroom of bij het koffieapparaat? Heb je er ooit aan gedacht om deze ruimtes aantrekkelijker en geschikt te maken voor brainstormsessies of stand-up meetings?
Checklist
Wanneer je vergaderruimten gaat heroverwegen en opnieuw indelen, is het raadzaam om eerst te kijken naar de verschillende activiteiten en groepsgroottes die gefaciliteerd moeten worden en vervolgens ook rekening te houden met de volgende kernvereisten:
Welzijn: integreer welzijn in het ontwerp van de ruimte en maak sociale afstand mogelijk
Flexibiliteit: creëer ruimtes die aangepast kunnen worden aan verschillende gebruikersbehoeften
Tools: stel teams in staat om optimaal te presteren
Connectiviteit: maak naadloos verbinding met mensen die op andere locaties werken
Soundscaping: let goed op de akoestiek van de vergaderruimte
Maak ruimte(s) voor samenwerken
Op basis van de positieve ervaringen die mensen het afgelopen jaar hebben opgedaan met thuiswerken, is de verwachting dat een meerderheid van de professionals niet fulltime naar kantoor zal terugkeren. Maar vroeg of laat zal er een geleidelijke en gedeeltelijke overgang terug naar kantoor komen, gedreven door de gedeelde wens om elkaar persoonlijk te ontmoeten en samen te werken.
Als gevolg daarvan moeten organisaties de indeling van hun verschillende vergaderruimten gaan heroverwegen om ervoor te zorgen dat ze klaar en geschikt zijn voor hun taak zodra werknemers weer terug naar kantoor gaan. Om een echt veilige en productieve omgeving te ontwikkelen, moeten twee dringende vragen worden beantwoord:
- Wat willen mensen doen en bereiken tijdens hun dag op kantoor?
- Wat is er nodig om de samenwerking in grote, kleine en open vergaderruimtes optimaal te faciliteren?
Voor vragen en advies kunt u contact opnemen met Romijn Office Supply via info@romijnofficesupply.nl of 079 – 888 33 75.